Deutsch-Tschechischer Zukunftsfonds
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Zwischen- und Abschlussbericht

 
 

Neu: Der Fonds ermöglicht es ab jetzt, den Zuschuss online abzurechnen und auch den Zwischen- bzw. den Abschlussbericht mit Hilfe des dafür vorgesehenen Formulars online zu erstellen. Das Einreichen der Berichte wird so einfacher, schneller und ökologischer. Die Möglichkeit, die Berichte per Post einzuschicken, bleibt weiterhin bestehen. Weitere Einzelheiten finden Sie unten.

Im Vertrag über die Gewährung eines Zuschusses aus den Mitteln des Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds werden auch Berichtspflichten des Zuschussempfängers gegenüber dem Fonds vereinbart.

Zwischenberichte bestehen aus der Abrechnung der bereits ausgezahlten Mittel. Sie enthalten die zur Abrechnung gehörigen Belege und das dafür vorgesehene Formular zum Ausfüllen (siehe Abrechnung des Zuschusses).

Der Abschlussbericht besteht aus:

  • Abrechnung des Zuschusses bzw. der letzten Rate auf dem dafür vorgesehenen Formular
  • Zur Abrechnung gehörige Belege  
  • Sachbericht
  • Dokumentation des Projekts

Der Sachbericht beinhaltet eine Auswertung des Projekts. Er muss in deutscher oder tschechischer Sprache erstellt und mindestens eine Seite DIN A4 lang sein. Die Struktur für den Bericht ist im Online-Formular zur Projektabrechnung bzw. im Ordner „Schlussbericht“ beschrieben, der weiter unten heruntergeladen werden kann.

Die Dokumentation enthält folgende Materialien (siehe auch Detaillierte Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit):  

  • Medienecho: Kopien von Artikeln aus Zeitungen und Internet sowie von Fernseh- und Rundfunksendungen
  • Fotografien, Videomaterial, Plakate
  • Teilnehmerreaktionen

Formelle Vorgaben zur Einreichung des Zwischen – oder Abschlussberichts

Der Zwischen- oder Abschlussbericht kann dem Fonds in einer der beiden unten beschriebenen Formen vorgelegt werden. Sollten Sie zu Ihrem Projekt schrittweise mehrere Zwischenberichte vorlegen, nutzen Sie für sämtliche Zwischenberichte und auch für den Abschlussbericht nur eine dieser Möglichkeiten.

a) Elektronisch, d.h. mit Hilfe des Online-Formulars zur Projektabrechnung

Melden Sie sich bitte in Ihrem Online-Konto an, über das Sie das Projekt verwalten, welches abgerechnet werden soll. Durch einen Klick auf das Symbol „€ – Abrechnung“ rechts in der Zeile öffnen Sie das Abrechnungsformular. Die Online-Abrechnung lässt sich auch verwenden, wenn Sie nicht über die technische Ausstattung zum Scannen der Abrechnungsbelege verfügen oder eine sehr große Anzahl an Belegen vorhanden ist. Weitere Informationen im Formular. Hier gelangen Sie zum Online-System.

b) Per Post, d.h. mit Hilfe des Abrechnungsformulars, welches Sie sich weiter unten herunterladen können

Bei der Auswahl dieser Form ist es nötig, den Zwischen- bzw. Abschlussbericht (ausgefüllte und unterschriebene Formulare, Abrechnungsbelege und weitere geforderte Anlagen) auszudrucken und per Post an die Adresse des Fonds zu übersenden bzw. diesen persönlich im Sekretariat abzugeben. Die folgenden Dokumente müssen zusätzlich ins Online-System als Anlagen zum Antrag hochgeladen werden (siehe: Symbol „Anlagen“ beim entsprechenden Projekt):

  • das ausgefüllte Abrechnungsformular
  • der Sachbericht
  • Photos - mindestens 3, maximal 20, als eine Datei (Zip oder ähnliche Komprimierung nutzen)

Die vertraglich vereinbarten Termine zur Vorlage der Berichte können nur im gegenseitigen Einvernehmen und nach schriftlicher Zustimmung von Seiten des Fonds geändert werden.

 
 
 
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